Politique de gouvernance

La politique de confidentialité vous dit ce que nous recueillons et quels sont vos droits. Ce document est différent : il décrit comment nous gouvernons les renseignements personnels à l'interne : qui en répond, combien de temps ils sont conservés, comment ils sont détruits, et ce qui se passe en cas d'incident ou de plainte.

Il s'applique aux renseignements personnels concernant à la fois :

• les entreprises utilisatrices : les entreprises et le personnel qui utilisent Runday;
• les clients finaux : leur propre clientèle, dont ils conservent les dossiers dans Runday.

La personne ayant la plus haute autorité en matière de protection des renseignements personnels chez Runday est Olivier Morin, qui agit comme responsable de la protection des renseignements personnels, joignable à [email protected]. Cette personne répond de la présente politique, du traitement des demandes et des plaintes, et de la décision de déclarer ou non un incident.

Runday est une petite équipe. Lorsqu'un rôle ci-dessous est décrit au singulier, c'est parce qu'une seule personne l'exerce actuellement, et non parce que la responsabilité est floue.

L'accès est limité selon le rôle, et appliqué par la base de données elle-même plutôt que seulement par ce que l'interface choisit d'afficher. Les dossiers d'une entreprise sont inaccessibles depuis le compte d'une autre.

• Propriétaire de l'entreprise : crée le compte, contrôle ses propres dossiers de clients et de personnel, et décide qui de son équipe y a accès.
• Personnel (gérance, coiffure, barbier, réception) : accède uniquement aux données de sa propre entreprise, et seulement aux parties nécessaires à son rôle. Un membre du personnel voit ses propres gains, pas l'ensemble de la paie.
• Personnel de Runday : l'accès administratif aux données de production sert uniquement à exploiter le service, à enquêter sur une défaillance ou à respecter une obligation légale. Journal d'accès formel et étape d'approbation interne pas encore en place.
• Sous-traitants : Supabase (base de données, Montréal), DigitalOcean (serveur applicatif, Toronto), Resend (courriels transactionnels), Sentry (suivi des erreurs de l'application), Google Analytics (mesure du site web) et Cloudflare (réseau périphérique). Stripe est intégré pour la facturation des abonnements, mais ne traite aucun paiement avant le début des forfaits payants, à l'ouverture de Runday aux commerces au début de l'été 2027.

Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps de servir la fin pour laquelle ils ont été recueillis, ou tant que la loi l'exige. Concrètement :

• Pendant qu'un compte est actif : les dossiers sont conservés pour que l'entreprise puisse réellement utiliser son propre historique : rendez-vous, ventes et registres de commissions passés.
• Désactivation plutôt que suppression, dans le produit : archiver un service ou désactiver un membre du personnel préserve délibérément l'historique financier qui s'y rattache. Un registre de commission qui disparaîtrait discrètement au départ d'une personne rendrait les périodes de paie passées impossibles à vérifier.
• À la fin d'un compte : aujourd'hui, la seule façon de mettre fin à un compte est que le propriétaire le supprime depuis les Paramètres, ce qui efface tout immédiatement. Nous n'avons pas encore de processus qui ferme un compte inactif ou impayé, il n'y a donc aucun délai de grâce à décrire. Lorsque nous en bâtirons un, l'exportation restera possible tout au long et un avertissement précédera toute suppression, et cette page le dira avant que le comportement ne soit déployé.
• Destruction : supprimer un compte depuis les Paramètres efface en une seule opération tous les dossiers qui lui appartiennent : établissements, personnel, services, clients, rendez-vous, sans rendez-vous, ventes, registres de commissions et les accès au portail du personnel. C'est une véritable suppression, pas un indicateur masqué, et elle s'exécute immédiatement plutôt que d'être mise en file. Les copies de sauvegarde expirent selon leur propre cycle en 30 jours, après quoi il n'en reste aucune copie. Nos propres registres comptables, c'est-à-dire ce que l'entreprise nous a payé, sont gardés six ans comme l'exige la loi fiscale canadienne. Les ventes de l'entreprise n'en font pas partie : Runday ne traite jamais les paiements de sa clientèle, ces dossiers lui appartiennent donc et sont supprimés avec le reste.

• Chiffrés en transit par HTTPS/TLS, et au repos par nos hébergeurs
• Sécurité au niveau des lignes dans la base de données, de sorte que le cloisonnement entre entreprises est une propriété de la couche de données plutôt qu'une promesse de l'interface
• Mots de passe hachés par notre fournisseur d'authentification; jamais conservés en clair
• Les accès du personnel créés par un propriétaire doivent être changés par la personne concernée dès la première utilisation
• Limitation du débit sur les points d'accès publics, et validation du type de fichier au téléversement
• Pas encore en place : authentification multifacteur obligatoire, formation formelle du personnel en protection des renseignements personnels, et revue périodique des accès.

La base de données de Runday est hébergée à Montréal, au Québec, et le serveur applicatif de rundays.ca se trouve à Toronto, donc au Canada mais à l'extérieur du Québec. Certains renseignements personnels quittent tout de même le pays : des sous-traitants comme Stripe, Resend, Sentry et Google Analytics exercent leurs activités aux États-Unis. Le détail complet figure dans la politique de confidentialité.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur ces communications a été documentée et est conservée à l'interne. Elle consigne les renseignements visés, les protections réellement en place et ce qui manque encore.

Sa conclusion a été arrêtée le 3 octobre 2026 (chaque communication protégée adéquatement, les textos aux clients d'un commerce seulement sous conditions), et un avocat la révisera avant l'ouverture de Runday aux commerces. Deux points restent ouverts : si les notes libres des fiches clients doivent être qualifiées de renseignements sensibles, et le dépôt de l'entente écrite de chaque sous-traitant, qu'exige l'article 17 (une seule est déposée pour l'instant).

La Loi 25 exige une évaluation avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système impliquant des renseignements personnels, ainsi qu'avant leur communication à l'extérieur du Québec.

Une évaluation a été menée, portant sur les communications transfrontalières décrites ci-dessus. Elle est révisée avant l'ajout de tout sous-traitant, lorsqu'un sous-traitant existant se met à traiter une catégorie qu'il ne traitait pas, et au moins une fois par année.

Aucun processus permanent ne couvre encore l'autre cas prévu par la Loi 25 : l'évaluation exigée avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système impliquant des renseignements personnels.

Si des renseignements personnels font l'objet d'un accès, d'une utilisation, d'une communication ou d'une perte non autorisés :

• Nous prenons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter que cela se reproduise
• Nous évaluons si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, en tenant compte de la sensibilité, de l'utilisation probable et des conséquences possibles
• Le cas échéant, nous en avisons promptement la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées
• Lorsque la clientèle d'une entreprise utilisatrice est touchée, nous avisons cette entreprise afin qu'elle puisse remplir ses propres obligations
• Registre des incidents : la Loi 25 exige un registre de tous les incidents de confidentialité, et non seulement de ceux qui doivent être déclarés. Nous en tenons un, consignant ce qui s'est passé, de qui les renseignements étaient visés, s'il y avait un risque de préjudice sérieux, qui a été avisé et ce que nous avons changé en conséquence. Les entrées sont conservées cinq ans après la prise de connaissance de l'incident. Il contient une entrée : du 11 au 15 septembre 2026, les rapports d'erreur envoyés à notre fournisseur de surveillance pouvaient inclure plus de détails techniques que prévu (l'adresse complète d'une requête, qui peut contenir un numéro de téléphone). C'était corrigé le 15 septembre 2026, sans risque de préjudice sérieux et sans obligation de déclaration; à ce moment, seules les données d'essai des fondateurs se trouvaient dans Runday.

Les plaintes concernant notre traitement des renseignements personnels doivent être adressées à [email protected]. Nous allons :

• accuser réception et confirmer qui s'en occupe;
• enquêter, et demander tout élément supplémentaire nécessaire pour comprendre ce qui s'est passé;
• répondre par écrit en exposant nos constats et ce que nous comptons faire, dans un délai de 30 jours, le délai que la Loi 25 prévoit pour les demandes d'accès ;
• vous indiquer à qui vous adresser si notre réponse ne vous satisfait pas.

Vous pouvez porter plainte auprès d'un organisme de réglementation à tout moment, sans passer par nous d'abord, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Si vous êtes un client final (la clientèle d'une entreprise qui utilise Runday), adressez-vous d'abord à cette entreprise. C'est elle qui contrôle votre dossier; nous le détenons pour elle.

Cette politique est révisée lorsque notre façon de traiter les renseignements personnels change, et autrement au moins une fois par année . La date en haut de la page reflète la dernière modification.

À rédiger : États-Unis, couvrant le programme de sécurité et obligations de notification des atteintes au niveau des États.

• Runday, exploité depuis le Québec, Canada
• Runday est exploité par Olivier Morin, une personne physique établie au Québec, Canada. Aucune société n'est encore immatriculée, vous contractez donc avec cette personne. Une dénomination sociale et une adresse d'affaires remplaceront ce texte une fois Runday immatriculé.
• Responsable de la protection des renseignements personnels (Olivier Morin) : [email protected]

Voir aussi notre politique de confidentialité, notre politique de témoins et nos conditions d'utilisation.