Politique de confidentialité

Runday (« nous », « notre ») offre une plateforme de gestion utilisée par des entreprises de services comme des barbiers et des salons (les « Entreprises clientes ») pour gérer les rendez-vous, l'encaissement, les commissions du personnel et les dossiers clients.

Elle vise trois groupes dont nous pouvons traiter les renseignements personnels :

• Les Entreprises clientes : les entreprises et le personnel qui s'inscrivent directement à Runday.
• Les Clients finaux : la clientèle de ces entreprises, dont les renseignements sont saisis dans Runday par l'Entreprise cliente dans le cadre de ses activités.
• Les Partenaires : les personnes et entreprises qui font une demande au programme Partenaires Runday ou qui y participent.

Nous agissons à titre de prestataire de services pour les données des Clients finaux. C'est l'Entreprise cliente qui contrôle cette relation et qui est responsable d'obtenir tout consentement requis de sa propre clientèle. Nous sommes l'organisation responsable des renseignements que les Entreprises clientes nous fournissent directement, comme les données de compte et de facturation.

Auprès des Entreprises clientes :

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone
• Nom de l'entreprise, adresse et type d'entreprise
• Renseignements de facturation, traités par Stripe : nous ne conservons jamais de numéros de carte nous-mêmes
• Dossiers du personnel, incluant les taux de commission et les gains par période de paie, le taux horaire et le salaire brut calculé d'après les heures approuvées quand une personne est payée à l'heure, la date d'embauche, les heures travaillées quand le propriétaire utilise le pointage (avec chaque correction et sa raison), et les congés avec leurs dates et une note facultative. Une note d'absence peut toucher la santé : elle n'est donc jamais obligatoire. Sauf si l'entreprise ou la personne les désactive, Runday envoie par courriel au propriétaire et au gérant de l'emplacement chaque demande de congé ou absence déclarée (nom, dates, note), et au membre de l'équipe la décision sur sa demande
• Données d'utilisation : connexions, fonctionnalités utilisées, appareil et navigateur
• Pour chaque appareil connecté à votre compte, son navigateur et la ville approximative où il est utilisé (fournie par notre fournisseur réseau, jamais l'adresse IP), montrés à vous seul dans votre liste d'appareils connectés. Un appareil inutilisé depuis 30 jours est déconnecté, et ces renseignements partent avec lui
• Pour vous avertir d'une connexion depuis un nouvel appareil, une empreinte de chaque appareil déjà utilisé (calculée à partir du type de navigateur, du type d'appareil et de la ville, illisible telle quelle, jamais l'adresse IP) et la date de sa dernière utilisation. Une connexion depuis un appareil inconnu ou inutilisé depuis 30 jours vous envoie un courriel (l'appareil, la ville approximative, l'heure). Effacée 90 jours après la dernière utilisation de l'appareil, et avec le compte
• Les problèmes que vous signalez depuis l'application : votre message, la page d'où vous l'avez envoyé, votre adresse courriel et votre rôle, et votre type de navigateur, transmis par courriel aux fondateurs de Runday
• Si vous choisissez de nous le dire, qui vous a parlé de Runday
• Si vous avez ouvert votre commerce par un lien de parrainage, le commerce ou le partenaire Runday qui vous a envoyé (retenu par le témoin runday_ref jusqu'à la création de votre commerce), ainsi que la date et le montant de votre premier paiement, pour honorer ce parrainage ; si votre commerce en parraine d'autres, le nom des commerces arrivés par son lien

Des Partenaires, et des personnes qui demandent à l'être :

• Nom, adresse courriel, langue, ce que vous êtes (fournisseur, école…) et, si vous les donnez, votre organisation et un lien vers votre site ou votre réseau social
• Ce que vous avez écrit sur la façon dont vous parleriez de Runday
• Une fois accepté : votre connexion, le nom des commerces arrivés par votre lien et où chacun en est, ce que vous avez gagné et reçu, le courriel Interac et le nom à qui vos versements sont faits, et vos numéros de TPS et de TVQ si vous les donnez
• Si vous choisissez d'être payé par Stripe : votre numéro de compte Stripe et s'il peut recevoir des versements. Votre identité et vos coordonnées bancaires sont recueillies par Stripe lui-même, selon sa propre entente avec vous, et Runday ne les voit jamais. Stripe reçoit de nous votre adresse courriel et le montant de chaque versement

Au sujet des Clients finaux, saisis par les Entreprises clientes :

• Nom et coordonnées (téléphone, courriel)
• Historique de rendez-vous, services reçus et historique d'achats
• Toute note que l'Entreprise cliente choisit de consigner
• Des notes sur la coupe d'un client et, seulement avec son accord, une photo de celle-ci, conservées de façon privée au Canada et jamais montrées publiquement
• Si l'Entreprise cliente demande un dépôt ou une carte en garantie à la réservation en ligne : le client entre sa carte sur la page de Stripe, pour le propre compte Stripe de l'Entreprise cliente. Runday transmet à Stripe le nom, le courriel et le téléphone du client, le service et le montant, et conserve seulement ce qui est arrivé au dépôt ou à la carte (payé, remboursé, facturé). Runday ne voit ni ne conserve jamais le numéro de carte

Nous ne recueillons pas directement les renseignements des Clients finaux. Ils nous parviennent par l'Entreprise cliente, qui est responsable de leur exactitude et de la légalité de leur saisie.

• Exploiter la plateforme : rendez-vous, encaissement, calcul des commissions, dossiers clients
• Écrire aux Clients finaux au sujet de leurs propres rendez-vous (une confirmation, un avis de changement ou d'annulation, un rappel), au nom d'une Entreprise cliente qui a activé ces courriels, chacun avec un lien pour ne plus les recevoir, respecté immédiatement
• Authentification et soutien à la clientèle
• Améliorer le produit, à partir de données agrégées ou dépersonnalisées lorsque possible
• Facturation et traitement des paiements
• Le parrainage : accorder son mois gratuit au commerce qui parraine, étudier les demandes de partenaires, leur montrer leurs commerces référés et les verser
• Conformité légale et prévention de la fraude
• Communications marketing aux Entreprises clientes seulement, avec consentement, tel que décrit à la section 8

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous n'utilisons pas les données des Clients finaux à nos propres fins marketing.

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec connaissance et consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige autrement. Le consentement peut être exprès, par exemple lorsqu'une Entreprise cliente s'inscrit et accepte cette politique, ou implicite, par exemple lorsqu'une personne donne son numéro de téléphone pour recevoir un rappel de rendez-vous.

Les Entreprises clientes doivent s'assurer que leur propre clientèle sait que ses renseignements sont conservés dans un système comme Runday.

• Responsable de la protection des renseignements personnels. La personne ayant la plus haute autorité en la matière chez Runday est Olivier Morin, qui agit comme responsable de la protection des renseignements personnels, joignable à [email protected].
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). La Loi 25 exige une évaluation avant toute communication de renseignements personnels hors Québec. Notre base de données est à Montréal, donc au Québec, mais notre serveur applicatif est à Toronto et plusieurs fournisseurs que nous utilisons sont à l'extérieur du Canada (voir la section 6), cela s'applique donc toujours à nous. Cette évaluation est faite, et ses conclusions ont été arrêtées le 3 octobre 2026 : ce qui sort du Québec est protégé adéquatement, compte tenu du peu qui est transmis et de la façon dont c'est protégé. Chaque commerce qui utilise Runday adopte une version préparée pour lui, publiée comme l'évaluation de la vie privée. Elle n'a pas encore été révisée par un avocat; elle le sera avant l'ouverture de Runday aux commerces.
• Norme de consentement. Le consentement doit être manifeste, libre et éclairé, et donné à des fins spécifiques. Nous ne le regroupons pas avec des conditions sans rapport.
• Décisions automatisées. Runday ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant un effet juridique ou significatif. Si cela changeait, nous le dirions et offririons un recours humain.
• Portabilité. Les résidents du Québec peuvent demander leurs renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Incidents de confidentialité. Tout incident présentant un risque de préjudice sérieux sera signalé à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées, selon les délais prévus par la Loi 25.

La base de données de Runday est hébergée au Canada. Certains renseignements quittent tout de même le Canada par l'entremise d'autres fournisseurs. Il est plus important d'être clair là-dessus que de le formuler agréablement :

• Notre base de données, qui contient les comptes, les dossiers clients, les rendez-vous et les commissions, est hébergée à Montréal, au Canada.
• Le serveur applicatif de rundays.ca est hébergé à Toronto, au Canada. C'est au Canada, mais à l'extérieur du Québec, ce qui compte pour la Loi 25 même si ce n'est pas le cas pour la LPRPDE.
• Le traitement des paiements est assuré par Stripe, les statistiques du site par un fournisseur d'analytique tiers, les courriels par Resend et les rapports d'erreurs de l'application par Sentry, tous à l'extérieur du Canada. La liste complète figure dans l'entente de traitement des données.

Lorsque des renseignements se trouvent hors du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, y compris aux demandes d'accès légal des autorités étrangères. Nous en demeurons responsables sous la LPRPDE, peu importe où ils sont conservés.

Divulguer ce transfert est en soi une exigence de la LPRPDE, et la présente section est cette divulgation. La Loi 25 exige en outre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant que des renseignements personnels quittent le Québec. La nôtre est faite (voir la section 5), et chaque commerce adopte la version publiée comme l'évaluation de la vie privée, qui énumère chacune des destinations ci-dessus et ce qu'elle reçoit.

Mesures de sécurité actuellement en place :

• Chiffrement en transit par HTTPS/TLS; chiffrement au repos par nos hébergeurs
• Sécurité au niveau des lignes dans la base de données : les dossiers d'une entreprise sont techniquement inaccessibles depuis le compte d'une autre, et non seulement masqués dans l'interface
• Les mots de passe sont hachés par notre fournisseur d'authentification et ne sont jamais conservés en clair
• Les comptes du personnel créés par un propriétaire exigent que la personne choisisse son propre mot de passe avant la première utilisation
• Limitation du débit sur les points d'accès publics et validation du type de fichier lors des téléversements

Aucun système n'est parfaitement sécuritaire, et nous ne prétendons pas le contraire.

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que la loi l'exige, par exemple pour les registres fiscaux et comptables. Les Entreprises clientes peuvent demander la suppression de leur compte et de ses données, sous réserve de ces obligations.

Concrètement :

• Tant que votre compte est ouvert : nous conservons vos dossiers d'entreprise pour que vous puissiez utiliser votre propre historique : rendez-vous, ventes et registres de commissions passés.
• Après la suppression de votre compte : vos données sont retirées immédiatement de nos systèmes actifs, y compris vos rendez-vous, vos ventes et vos dossiers de commissions. Les copies de sauvegarde expirent selon leur propre cycle en 30 jours. Vos dossiers d'entreprise vous appartiennent, et la loi fiscale canadienne vous oblige à les conserver six ans, alors exportez-les avant de supprimer votre compte. Nous ne pouvons pas les récupérer par la suite.
• Inscriptions à la liste d'attente : conservées jusqu'à ce que vous demandiez leur retrait, ou jusqu'à ce que nous cessions la liste d'attente.
• Problèmes signalés depuis l'application : conservés un an, puis supprimés, ou plus tôt si vous supprimez votre compte.
• Parrainages : qui a envoyé votre commerce est supprimé avec votre compte, sauf si une récompense était déjà acquise grâce à votre premier paiement ; elle reste alors, sans le nom de votre commerce.
• Demandes de partenaires et partenaires : une demande refusée est supprimée après 90 jours. Un partenaire qui quitte le programme garde sa connexion pour voir ses versements ; ce qu'il avait écrit dans sa demande est supprimé, et ses versements sont conservés six ans après la fin de l'année où chacun a été fait, comme la loi fiscale l'exige. Ensuite, tout son dossier est supprimé automatiquement : ses versements, ses parrainages, son lien et sa connexion (sauf si elle sert aussi à un commerce ou à un membre d'équipe).
• Dossiers que la loi nous oblige à conserver : nos propres registres comptables, c'est-à-dire ce que vous nous avez payé, sont conservés pendant la période exigée par la loi fiscale canadienne, actuellement six ans. Cela n'inclut pas les ventes de votre salon : Runday ne traite jamais les paiements de vos clients, ces dossiers sont donc les vôtres et non les nôtres.

Lorsque nous envoyons des courriels ou des textos marketing aux Entreprises clientes, nous nous engageons à :

• Obtenir un consentement exprès au préalable, lorsque requis
• Nous identifier clairement dans chaque message
• Inclure un mécanisme de désabonnement fonctionnel
• Traiter les désabonnements dans les 10 jours ouvrables

Cela ne s'applique pas aux Clients finaux. Les messages liés aux rendez-vous leur parviennent de l'entreprise qu'ils fréquentent, et non de Runday.

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Demander la correction de tout renseignement inexact
• Retirer votre consentement, sous réserve des limites légales et contractuelles
• Demander la suppression de vos renseignements
• Obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, si vous êtes au Québec
• Porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, si vous êtes au Québec, de la Commission d'accès à l'information

Si vous êtes un Client final (la clientèle d'une entreprise qui utilise Runday), veuillez d'abord contacter cette entreprise. C'est elle qui contrôle votre dossier. Nous l'aiderons à vous répondre.

Autrement, écrivez à [email protected].

Si des renseignements personnels font l'objet d'un incident présentant un risque réel de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et l'autorité compétente, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et la Commission d'accès à l'information pour les résidents du Québec, sans délai déraisonnable.

À rédiger : droits applicables dans les autres territoires.

D'ici là, les conditions canadiennes ci-dessus sont celles que nous appliquons, et rien ici ne réduit les droits que vous pourriez avoir en vertu de votre loi locale.

• Runday, exploité depuis le Québec, Canada
• Runday est exploité par Olivier Morin, une personne physique établie au Québec, Canada, il n'y a donc ni dénomination sociale ni adresse d'affaires à vous donner. Le courriel se rend directement et nous répondons dans les 30 jours.
• Courriel : [email protected]

Voir aussi notre politique relative aux témoins, notre politique de gouvernance et nos conditions d'utilisation.